Call center CRM, czyli jak poprawić jakość telefonicznej obsługi klienta

Na skuteczność każdego biura call center wpływa w głównej mierze organizacja jego pracy, oparta na informacjach dotyczących klientów, z którymi się kontaktuje. Call center CRM to specjalny system, który pozwala stworzyć rozbudowaną bazę danych – co warto o nim wiedzieć?

Call center CRM – narzędzie, które sprawdzi się w każdym biurze obsługi klienta

Najczęściej biura call center obsługują każdego dnia setki rozmów telefonicznych. Pracują w nich przy tym dziesiątki konsultantów, dlatego sprawny system przekazywania informacji dotyczących obsługiwanych klientów ma ogromne znaczenie dla prawidłowości i skuteczności działania całej firmy. Rozwiązaniem zapewniającym najlepsze wyniki na tym polu jest call center CRM – specjalny system, dzięki któremu firma może tworzyć swoją bazę danych, uzupełniając ją o najważniejsze informacje dotyczące swoich klientów.

System CRM to narzędzie wyjątkowo przydatne w biurach call center. Dzięki niemu wszyscy pracownicy, zajmujący się obsługą klientów, mogą mieć wgląd do informacji dotyczących konkretnych kontaktów. Pozwala to na bardzo sprawną wymianę informacji pomiędzy poszczególnymi pracownikami, co jest szczególnie ważne, kiedy kilka osób zajmuje się obsługą jednego klienta. Dzięki temu każdy kontakt może być dokładnie przemyślany i dopasowany do potrzeb danego odbiorcy, co przekłada się na znacznie lepsze relacje z klientami i pozwala budować pozytywny wizerunek marki.

Call center CRM umożliwia firmie tworzenie własnej bazy danych wraz z informacjami, które będą przydatne przy kontaktach z klientami. Do każdego rekordu mogą być przypisane takie dane, jak indywidualna nazwa, podstawowe dane osobowe, strona www, adres e-mail czy nr NIP i PESEL. Co więcej, firma może stworzyć własne kategorie danych, w zależności od swoich potrzeb – daje to duże możliwości na polu dostosowania narzędzia do sposobu pracy lub branży, jaką zajmuje się dana firma.

Korzyści płynące z wprowadzenia systemu call center CRM

Call center CRM to system posiadający wiele zalet, dlatego decyduje się na niego wiele firm. Dzięki niemu możliwe jest znaczne usprawnienie obsługi klienta – konsultanci nie muszą przed rozmową kontaktować się z innymi pracownikami czy gromadzić zapisanych w różnych miejscach notatek, by przygotować się do swojej pracy. Wszystkie potrzebne informacje znajdą w systemie CRM, co pozwoli im szybko zapoznać się z sytuacją danego klienta i przełoży się na bardziej skuteczną i wydajną pracę.

System CRM jest również łatwy do wdrożenia i późniejszej obsługi. Aby wprowadzić go do swojej firmy, wystarczy skorzystać z odpowiedniej usługi operatora telefonii biznesowej. Nie jest potrzebny zakup nowego sprzętu czy korzystanie z pomocy specjalistów od oprogramowania – system jest intuicyjnie prosty i można szybko nauczyć się zarządzania jego funkcjami. Jedynym wymogiem jest dostęp do Internetu, dlatego jest to opcja, którą można z łatwością wprowadzić w każdej firmie.

Dużą zaletą systemu call center CRM jest również jego elastyczność, dzięki której można dopasować go do potrzeb każdej firmy. To przedsiębiorstwo decyduje, jak będzie wyglądała jego baza klientów, może także wprowadzić w niej kategorie danych, które będą najbardziej odpowiadały jego wymaganiom.

Znaczenie ma także możliwość stałej aktualizacji bazy danych przez upoważnionych do tego pracowników. Konsultanci mogą edytować poszczególne rekordy, dodając do nich brakujące dane czy odświeżając te już zapisane. Dzięki temu baza będzie zawsze aktualna, co usprawni funkcjonowanie całego działu obsługi klienta.

Warto zdecydować się na call center CRM – system ma bowiem pozytywny wpływ na pracę konsultantów, pozwala lepiej organizować zadania i eliminuje ewentualne błędy, które mogłyby się powtarzać przy braku podobnego narzędzia.  Jest to świetne rozwiązanie dla biur call center różnej wielkości, można je bowiem z łatwością dopasować do swoich wszystkich potrzeb.